A Home office szabályzat, és ami mögötte van

A következő öt szempont HR vagy a cégvezető általi megfontolása és figyelembevétele által átláthatóbban lehet kialakítani a működéshez szükséges munkáltatói szabályzatokat általános munkavégzés, illetőleg a home office kapcsán. 

A Covid-járvánnyal összefüggésben a veszélyhelyzet megszüntetésre került 2022. június 1. napjától, amelynek következtében az addigi kormányrendeleti szabályozásban lévő rendelkezések is megszűntek, illetve átalakultak és részben már a jogrendszer részévé váltak. A világjárvány ideje alatt a távmunka vagy köznyelvben használt nevén a home office nem csupán egy lehetőséggé, hanem sok helyen általánosan bevett gyakorlattá alakult, amelyet a járványügyi helyzet alakulása kényszerűen hozott ebbe a helyzetbe. Azonban a világjárvány negatív oldalai számos pozitív fejlődési és megújulási lehetőséget rejtettek magukban, amely által a munkáltatók és a cégvezetők is elgondolkodtak a munkahelyeken végzett munka átstrukturálásáról. A korábbi cikkünkben a home office és a munkaszerződés, azaz a távmunkaszerződés kapcsolatát és szabályozását részleteztük, jelen cikkünk pedig az ehhez kapcsolódó otthoni munkavégzés, illetőleg a munkáltatónál alkalmazott egyéb belső szabályzatokról szól.

1. Néhány általános szempont, amit érdemes átgondolni a home office-szal kapcsolatos szabályzatok kapcsán

A belső szabályzatok köre széles lehet, mivel minél általánosabb egy munkaszerződés, annál nagyobb hangsúly kerül a munkáltatónál alkalmazott szabályzatokra, amelynek keretei között a munkáltató által egységesen vallott értékek, illetőleg szabályok kaphatnak helyet. Első körben fontos kiemelni azt, hogy a munkáltató belső szabályzatairól érdemes a munkaszerződés egyéb rendelkezései között említést tenni legalább annyiban, hogy a munkavállalóval azokat a munkaszerződés megkötésekor a munkáltató közölte, és azokat fontos továbbá a munkavállaló részére átadni, megküldeni. A közlés a Kúria álláspontja szerint elegendő a munkáltatónál helyben szokásos és általában ismert módon történő közzététellel. 

A home office kapcsán teljes mértékben helytálló, sőt a Munka Törvénykönyve által alkalmazott eltérő megállapodási lehetőség miatt megfelelően kialakítható belső szabályzattal a munkáltató home office rendje, amely rugalmasan tud alkalmazkodni a munkáltató és a munkavállaló igényeihez. A belső szabályzat kialakítása teljes mértékben a munkáltató által szabályozni kívánt területekre nyitott, így érdemes megfontolni ebben a körben a munkaidő-beosztás, adatvédelem, titoktartás, munkahelyi balesetvédelem, külföldről történő távmunka lehetőség, munkaeszközök biztosítása, illetőleg az otthoni munkavégzés költségeinek viselését. 

2. Mi legyen a kiindulópont ezután? mennyiben ellenőrizhető a Munkavállaló? 

Irodánk megbízást kapott a korábbiakban arra, hogy különféle területekkel foglalkozó cégeknek belső szabályzatokat alakítson ki home office kultúra és a cég által képviselt értékeket közvetítő etikai kódex körében. Módszertanunkat követve a meglévő anyagok auditálást követően megkérdeztük megbízónkat, hogy neki, mint munkáltatónak mik azok a lényegi sarokpontok, amiket egységesen mindenképp le kívánna fektetni egy-egy belső szabályzatban, amely által arra a következtetésre jutott, hogy többféle szabályzatot, ha úgy tetszik, kódexet kíván kialakítani a munkavállalók számára. 

Az otthoni munkavégzés szabályzatban azt mindenképpen figyelembe kell venni, hogy az adott munkáltatónál milyen munkacsoportok alakultak ki és azon belül a munkáltatók milyen munkakörökben végzik a munkát, ugyanis van lehetőség távmunkára nem csupán számítógéppel végezhető munkák esetében, viszont ennek részleteit, a munkavédelmi szabályokat, illetőleg a költségviselést javasolt a szabályzatban rögzíteni. 

A veszélyhelyzeti szabályozáshoz képest változást mutat a munkáltatói ellenőrzés kérdésköre, ugyanis a veszélyhelyzet előtt a munkáltatónak tájékoztatnia kellett a munkavállalót a munkáltatói ellenőrzés szabályairól, eltérő megállapodás hiányában a munkáltató állapította meg az ellenőrzés módját és a munkavégzés helyeként szolgáló ingatlan területén történő ellenőrzés esetén annak bejelentése és megkezdése közötti legrövidebb tartamot. 2022. június 1. napjától a Munka Törvénykönyve azt a veszélyhelyzet alatt irányadó átmeneti rendelkezést véglegesíti, miszerint eltérő megállapodás hiányában a munkáltató az ellenőrzési jogát távolról számítástechnikai eszköz alkalmazásával gyakorolja.  A veszélyhelyzet idején alkalmazandó átmeneti szabályokhoz képest egyszerűsödő munkavédelmi követelmények léptek hatályba, amely szerint a munkáltató felelős az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés követelményeinek megvalósításáért. A home office esetében inkább egy gyakorlatias oldalt képviselve abban mutatkozik meg, hogy amennyiben a munkavállaló kizárólag számítógépes eszközön végzi otthonról a munkát, úgy munkáltató számára egyetlen kötelezettség ezzel kapcsolatban az, hogy írásban tájékoztassa a munkavállalót a munkavégzéshez szükséges, egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkakörülmények követelményeiről, így a munkavégzés helyét a munkavállaló maga választhatja meg, amit munkáltató számítógépes úton ellenőrizhet. Mindezek alapján az általános munkavédelmi szabályokat szintén érdemes tehát az otthoni munkavégzés szabályzatban kezelni és részletezni, így tettünk megbízónk számára is, ugyanis elkészítettünk egy általános, a munkavédelmi szabályoknak megfelelő szabályzati tájékoztatót a munkavállalók számára. Természetesen nem szabad elfeledkezni arról sem, hogy távmunka keretében végezhető olyan munka is, amely nem számítógép alkalmazásával történik, azonban erre szigorúbb munkavédelmi szabályok érvényesülnek. A munkavédelmi írásbeli tájékoztató tehát megtehető írásban a belső szabályzat körében, azonban lényeges, hogy az enyhének tűnő munkavédelmi követelmények még nem zárják ki a munkahelyi baleset bekövetkezését home office közben, amely által tehát nem következik egyenes arányosan a munkáltató felelősség alóli mentesülése sem a munkahelyi baleset megállapítása esetén. 

Tehát munkavédelmi szempontból rendkívül érdekes kérdéseket vethet föl az, hogy a munkáltató milyen keretek között határozza meg a munkavállaló által kiválasztott munkavégzési hely ellenőrzését, ugyanis amennyiben a munkáltató nem szervezi meg az ellenőrzést kellőképpen, vagy esetleg elmulasztja azt, úgy nem tud megbizonyosodni arról, hogy a munkavállaló munkavégzési helye mennyiben rejti magában a veszélyt egy munkahelyi baleset bekövetkezésére. Javasoljuk, hogy a munkavédelmi írásbeli tájékoztató otthoni munkavégzés szabályzatban történő elhelyezése érdekében a munkáltatók vegyék fontolóra a cég által alkalmazható ellenőrzési lehetőségeket és aszerint alakítsák ki a rendelkezéseket.

3. Mi fán terem a rezsiátalány és mennyiben is kötelező az? 

A távmunkavégzésre vonatkozó új szabályok adta lehetőség továbbá a rezsiátalány megfizetése, amelyre szintén érdemes utalást tenni a home office szabályzatban. A jelenlegi szabályok által megnövekedett rezsiköltségek esetében azonban érdemes meggondolnia a munkáltatóknak azt, hogy mennyiben és hány munkavállaló vonatkozásában kívánnak átállni ténylegesen és véglegesen a távmunkavégzésre, ugyanis a rezsiátalánnyal mint lehetőséggel megnövekedhet a munkáltató egyéb költsége is, így elsőként e körben érdemes egy pénzügyi tanácsadóval egyeztetni. A távmunkavégzéssel összefüggésben felmerült, igazolás nélkül elszámolható költségek mértéke tekintetében elsődlegesen a felek megállapodása az irányadó a szabályok szerint, azonban van egy törvényi felső korlát, amely havonta az adóév első napján érvényes havi minimálbér 10%-ának megfelelő összeg, azaz 2023-ban havi 23.200, – Ft., amely összeget, ha a munkavállaló nem végez egész hónapban távmunkát, akkor arányosítani kell. Fontos leszögezni, hogy nem munkáltatói kötelezettségről, hanem csak egy lehetőségről van szó. Erre a juttatásra a munkavállalónak jogosultsága nincs, viszont igényt tarthat a munkaviszony teljesítésével kapcsolatban indokoltan felmerült költségeinek megtérítésére a Munka Törvénykönyve általános szabályai szerint, a költségek igazolásának terhe mellett. Nem tiltott az ennél magasabb összegű kifizetés sem – igaz, az összeg 23.200, – Ft feletti része már adó- és járulékfizetési kötelezettség alá eshet.

4. Milyen kódexek hozhatók létre egy munkáltatónál? Létezik olyan, hogy etikai kódex?

A munkáltatók alapjában véve lehetőséget kapnak a munkajogi rendelkezések által arra is, hogy a munkaviszonyhoz kapcsolódó kereteket szabályzat formájában közvetítsék munkavállalóik felé. Így tehát a munkáltatók számára változatosan, szabályozni kívánt kérdéstől függően van lehetőség arra, hogy ezeket szabályzat formájában közöljék a munkavállalók számára. Kezdve a munkáltatónál képviselt értékrendtől, egészen a munkavégzéshez kapcsolódó juttatásokon – mint a céges autó, illetőleg eszközök kezelése és használata – keresztül, egyészen a munkáltatónál a munkavállalók számára alkalmazott juttatásokig, bónuszokig, cafetériáig. Mindezek alapján látható, hogy a munkáltatónál alkalmazott szabályzatok lehetőségnek tárháza színes palettával rendelkezik, mindennek a munkáltató képzelete szabhat határt. Azonban a szabályzatok tárgyán túl rendkívül fontos a szabályzat megfogalmazására, illetőleg munkavállalókkal történő közlésre megfelelő figyelmet fordítani, ugyanis egy esetleges munkajogi jogvitában rendkívül fontos, hogy amennyiben szabályzatok kerültek alkalmazásra a munkáltatónál, annak, vagy a módosítások munkavállalókkal történő közlése milyen formában történt. Fontos kiemelni azt is, hogy a szabályzatok alkalmazása egy olyan feladat és idősporoló eszköz, amely által elegendő egyetlen alkalommal összesítve szabályozni az adott kérdést, így amennyiben a jövőben módosításra lesz szükség, úgy egyetlen módosítással és megfelelő közléssel a munkavállalók számára kötelezővé válik az alkalmazása. Ezzel szemben viszont szabályzat alkalmazása hiányában egyenként, munkavállalók munkaszerződésében, egyedileg lesz szükséges szabályozni az adott kérdéseket, így amennyiben módosítás merül fel, egyenként lesz szükséges módosítani a munkaszerződéseket, amely jelentősen megnöveli a munkáltató adminisztratív terheit. 

A megbízónk, mint munkáltató a home office szabályzat kialakítása mellett szerette volna, hogy a munkavállalók számára közvetítésre kerüljön az általa képviselt értékrend, amely által lehetősége lehet azok betartását kérni és egy egységes, hasonló értékrendet valló csapatot alkalmazni. E körben készítettünk egy etikai kódexet, amelyben leírásra kerültek az olyan Munkáltató által a kialakított cégkultúrájukban elfogadhatatlannak minősülő magatartások, amik az azt megszegő munkavállalók számára elsőként írásbeli felszólítást, ismételt megszegése esetén pedig a munkáltató azonnali hatályú felmondását jelentik. Ezen kódex esetében, ahhoz, hogy az jogszerű legyen fontos, hogy a Munka törvénykönyve és az alapjogokkal összhangban kerüljön kialakításra. 

Az etikai szabályzaton túl a következő szabályzatok alkalmazása lehet hasznos a munkáltatók számára: 

1. Céges autó, illetőleg eszközök használatához kapcsolódó szabályzat 

• Azoknál a munkáltatóknál, ahol a munkavállalók számára juttatásként a munkáltató által bérelt vagy megvásárolt autó kerül juttatásra a munkavállalók számára érdemes lehet szabályozni ennek használatát, illetőleg költségeinek viselési módját. 
• A célja nem más, minthogy határozott kereteket szabjon a vállalati gépjármű használatnak, irányt mutasson a rendszeresen felmerülő kérdésekben, illetve egyértelműsítse az esetleges vitás, bizonytalan helyzeteket.
• Érdemes egyértelműsíteni a munkáltató álláspontját: az üzemanyagkártya, a fizetős parkolás, az úthasználati díj, az esetleges bírságok és az esetleges assistance szolgáltatás kapcsán.
• Céges autó esetén fontos meghatározni, hogy annak használata mely pozíció, illetőleg munkakör betöltéséhez kapcsolt, így annak lefektetése is elengedhetetlen, hogy milyen esetben veheti vissza a munkáltató, vagy mi történik, amennyiben a munkáltatón belül az adott céges autóval rendelkező munkavállalója más munkakörbe kerül  
• Érdemes arra is kitérni, hogy a céges autó már a próbaidő ideje alatt jár az egyes munkavállalóknak, vagy csak annak sikeres lezárultát követően lesz rá jogosult a munkavállaló. 
• Mindenképpen szükséges szabályozni azokat az eseteket, amikor egy közlekedési szabálysértés vagy szabálytalan parkolás, esetlegesen baleset következik be. Lényeges tisztázni, hogy kinek a felelősségi körébe fognak ezek tartozni, azonban alapeset szerint a gépjárművet használót terhelik ezen kötelezettségek, így ennek részleteit is érdemes pontosan lefektetni.

2. Cafetéria szabályzat 

• A cafetéria szabályzat foglalja össze a munkáltatónál alkalmazott cafetéria keretének felhasználását és az arra vonatkozó rendelkezéseket. 
• Célja, hogy egységes elvek alapján közösen szabályozott és egyéni igényekhez is igazodó szabályokkal biztosítsa a munkavállalók számára a béren kívüli juttatásokat.
• Érdemes rögzíteni, hogy a munkáltató mérlegelése mely beosztásban lévő munkavállalók mekkora összegű cafetériát kapjanak.
• A munkáltató teljes mértékben szabadon állapíthatja meg a cafetéria feltételeket, azonban ilyen típusú juttatások esetén lényeges rögzíteni a feltételrendszereket.

3. Bónusz szabályzat 

• Első körben érdemes lehet átgondolni azt, hogy mely esetekben kíván, melyekben pedig nem a munkáltató bónuszt nyújtani a munkavállalók számára 
• Ami lényeges, hogy a munkajogi jogszabályok nem rendelkeznek egyértelműen arról, hogy mi minősül bónusznak, illetőleg mi prémiumnak. A fogalmak közötti különbségtételre kizárólag az ítélkezési gyakorlat utal.
• Alapvetően a munkáltató diszkrecionális joga meghatározni, hogy mikor, kinek és milyen mértékben ad bónuszt, avagy más kifejezéssel jutalmat, azonban e körben fontos kiemelni, hogy az egyenlő bánásmód követelményét szükséges lesz megtartania. A bónusz nem feltétlenül munkateljesítményhez kötött, hanem akár olyan szubjektív megítélés alapján is adható, mint a munkavállaló munkához való hozzáállása (pl. proaktív, agilis), lojalitása (pl. jubileum), esetleg egész éves folyamatos munkavégzése (pl. tizenharmadik havi bónusz). 
• A prémium a teljesítmény érétkelésére szolgál és ezáltal több dokumentációval, objektív értékeléssel jár együtt. Azaz a munkáltató előre meghatározza a referencia időszakot, amely alatt az elérendő cél teljesítését várja, a teljesítéshez pedig prémiumot kapcsol. A prémium tehát egy kötött, kiszámíthatóbb konstrukció. 

4. Összegzés

Összességében elmondható, hogy az otthoni munkavégzés számos lehetőséget rejt mind a munkáltatók, mind pedig a munkavállalók számára. Azonban ahhoz, hogy jogilag megfelelő legyen ennek szabályozása, érdemes átgondolni a munkáltató által képviselt érdekeket és financiális lehetőségeket, illetőleg gondolni az olyan lehetőségekre, amelyek esetlegesen később problémát jelenthetnek egy-egy munkavállaló esetében. 

Forduljon irodánkhoz bizalommal, amennyiben munkáltatóként a hibrid munkavégzés kialakításán gondolkozik és munkajogi tanácsadásra való igénye merülne fel.  

Szerzők:

Felhívjuk figyelmét, hogy jelen cikkben általánosan közöltek kizárólag informatív jellegűek, azok nem minősülnek ügyvédi tanácsadásnak. A fenti információk esetleges félreértelmezése vagy az időközben bekövetkezett jogszabály-módosítások miatt felelősséget nem vállalunk. Amennyiben konkrét kérdése vagy jogi problémája merülne fel, úgy irodánkkal történt egyeztetést és az ügy teljeskörű feltárását követően áll módunkban egyedi tanácsadást biztosítani.